Pośrednik w imporcie z Chin czy bezpośrednio z fabryką? Trzy modele współpracy
Polskie firmy planujące produkcję lub zakupy w Chinach często zakładają, że mają dwa wyjścia: prowadzić cały proces samodzielnie albo przekazać go firmie działającej jako pośrednik w imporcie z Chin.
Możliwości jest jednak więcej.
Firma może współpracować bezpośrednio z producentem i samodzielnie zarządzać całym procesem. Drugim rozwiązaniem jest tradycyjny pośrednik importowy. Można też zachować bezpośrednią relację z fabryką, a zewnętrznemu partnerowi zlecić wybrane zadania po stronie Chin: znalezienie producentów, zebranie ofert, koordynację próbek, nadzór nad produkcją czy kontrolę jakości.
Bezpośredni kontakt z fabryką można więc połączyć z pomocą zewnętrznego zespołu.
Przy wyborze modelu trzeba sprawdzić, kto zna rzeczywistego producenta i otrzymuje jego ofertę, kto prowadzi komunikację oraz kontroluje produkcję, a także co pozostaje po stronie kupującego po zakończeniu współpracy z zewnętrzną firmą.
Pośrednik w imporcie z Chin: co właściwie oznacza ten model?
Określenie pośrednik importowy z Chin obejmuje kilka różnych sposobów współpracy.
Może to być firma, która wyszukuje dostawcę i pomaga w komunikacji. Inny pośrednik poprowadzi większość procesu importowego. Jeszcze inny sam kupi towar od producenta, a następnie sprzeda go polskiemu klientowi.
Przed rozpoczęciem projektu trzeba ustalić, czy kupujący pozna pełne dane producenta i zobaczy oryginalną ofertę fabryki. Ważne jest też, z kim zawiera transakcję zakupu, kto formalnie występuje jako importer oraz czy późniejsza współpraca z producentem będzie możliwa bez udziału pośrednika.
Polski pośrednik importowy i chińska firma handlowa to dwa różne podmioty.
Chińska firma handlowa zwykle występuje pomiędzy producentem a kupującym jako sprzedawca produktu. Polski pośrednik lub firma oferująca kompleksową obsługę importu z Chin może pełnić różne funkcje: od organizacji kilku etapów po przejęcie praktycznie całego procesu.
Trzy sposoby organizacji zakupów i produkcji w Chinach
Model 1: samodzielny import
Kupujący → Fabryka
Firma prowadzi import z Chin bez pośrednika i samodzielnie organizuje sourcing, negocjacje, próbki, produkcję, kontrolę jakości oraz pozostałe etapy projektu.
Model 2: pośrednik importowy
Kupujący → Pośrednik importowy → Dostawca / Fabryka
Pośrednik pozostaje częścią procesu zakupowego i przejmuje uzgodniony zakres działań. W zależności od modelu może również występować jako sprzedawca albo importer.
Model 3: bezpośrednia fabryka + zewnętrzne wsparcie po stronie Chin
Kupujący ↔ Fabryka
Zewnętrzne wsparcie po stronie Chin
Kupujący posiada bezpośrednią relację z producentem, natomiast wybrane zadania operacyjne po stronie Chin zleca zewnętrznemu partnerowi.
Kryterium | Samodzielny import | Pośrednik importowy | Fabryka + zewnętrzne wsparcie |
Dane producenta | kupujący zna fabrykę | zależy od modelu pośrednika | kupujący zna fabrykę |
Oferta fabryczna | bezpośrednio do kupującego | może być przekazana bezpośrednio lub jako część oferty pośrednika | kupujący otrzymuje ofertę producenta |
Relacja z fabryką | należy do kupującego | może być prowadzona przez pośrednika | należy do kupującego |
Komunikacja | kupujący prowadzi sam | zwykle koordynuje ją pośrednik | bezpośrednia lub wspierana zewnętrznie |
Wyszukiwanie dostawców | kupujący | pośrednik | może zostać zlecone |
Próbki | kupujący | pośrednik może koordynować | mogą być koordynowane zewnętrznie |
Nadzór nad produkcją | kupujący | zależnie od zakresu usługi | może zostać zlecony osobno |
Kontrola jakości | kupujący organizuje sam | często część usługi lub dodatkowa usługa | może zostać zlecona niezależnie |
Logistyka i odprawa | kupujący organizuje | często element całego pakietu | mogą pozostać po stronie kupującego lub zostać zlecone osobno |
Sposób wynagrodzenia | koszt pracy własnego zespołu | prowizja, marża, opłata lub cena pakietowa, zależnie od firmy | najczęściej opłata za określony zakres pracy |
Kolejne zamówienie | bezpośrednio z fabryką | zależy od modelu współpracy | bezpośrednio z fabryką lub ponownie ze wsparciem |
Po zakończeniu usługi | relacja pozostaje u kupującego | zależy od warunków współpracy | relacja z producentem pozostaje u kupującego |
Żaden z tych modeli nie będzie najlepszy w każdej sytuacji. Każdy odpowiada na inny problem organizacyjny.
Model 1: bezpośrednia współpraca z fabryką
Dla firmy posiadającej doświadczenie zakupowe bezpośrednia współpraca z fabryką w Chinach może być najbardziej naturalnym rozwiązaniem.
Kupujący sam wybiera producenta, negocjuje warunki i otrzymuje informacje bezpośrednio ze źródła. Nie występuje dodatkowa firma kontrolująca komunikację lub relację handlową.
Przy regularnych zamówieniach bezpośrednia relacja z producentem może z czasem stać się wartościowym aktywem firmy. Obie strony poznają swoje wymagania, sposób pracy, standard jakości, terminy i możliwości produkcyjne.
Brak pośrednika nie usuwa kosztów. Głównym kosztem jest czas własnego zespołu.
Ktoś musi znaleźć odpowiednich producentów, przygotować zapytanie, porównać oferty, doprecyzować specyfikację, sprawdzić próbki, kontrolować zmiany, pilnować harmonogramu produkcji i reagować, gdy pojawi się problem.
Przy prostych, powtarzalnych zakupach takie zarządzanie może być stosunkowo łatwe. Liczba decyzji szybko rośnie przy produkcji według własnej specyfikacji, nowych formach, komponentach technicznych albo pierwszej serii.
Firma powinna odpowiedzieć sobie na dwa pytania:
Czy potrafimy kupić bezpośrednio z fabryki w Chinach?
Czy mamy wewnętrznie czas i kompetencje, aby prowadzić cały proces od zapytania do wysyłki?
Model 2: import z Chin przez pośrednika
Drugi model polega na przekazaniu części lub większości procesu firmie działającej jako pośrednik w imporcie z Chin.
Główną zaletą tego rozwiązania jest wygoda organizacyjna.
Firma może przekazać jednemu partnerowi wyszukiwanie dostawców, komunikację, koordynację próbek, kontrolę jakości, transport, dokumentację czy odprawę.
W niektórych modelach klient kupuje towar od polskiego podmiotu i otrzymuje polską fakturę VAT. W innych pozostaje importerem, a firma pośrednicząca wykonuje określone zadania w jego imieniu.
Taki model może mieć sens przy okazjonalnym imporcie albo braku własnych kompetencji zakupowych.
Przed podjęciem decyzji trzeba ustalić, czy kupujący zna faktycznego producenta, widzi ofertę fabryczną i zachowuje możliwość bezpośredniej współpracy z dostawcą po zakończeniu usługi.
Ma to szczególne znaczenie przy własnych produktach, kolejnych seriach i budowaniu długoterminowego łańcucha dostaw.
Model 3: bezpośrednia relacja z fabryką + zewnętrzne wsparcie po stronie Chin
Firma może zachować bezpośrednią relację handlową z producentem, a jednocześnie zlecić zewnętrznie prace, których nie chce albo nie może wykonywać własnym zespołem.
W tym modelu partner wspiera kupującego, ale nie musi pozostawać pomiędzy nim a fabryką. Odpowiada za uzgodniony zakres pracy po stronie Chin.
Może to obejmować wyszukiwanie producentów, przygotowanie i wysłanie RFQ, zebranie i porównanie ofert, koordynację próbek, wizyty w fabryce, nadzór nad produkcją, kontrolę jakości albo rozwiązanie konkretnego problemu bezpośrednio u dostawcy.
Po zakończeniu danego etapu relacja z producentem pozostaje po stronie kupującego. Firma zna fabrykę, może komunikować się z nią bezpośrednio i przy kolejnym zamówieniu zdecydować, czy nadal potrzebuje zewnętrznego wsparcia.
Firma korzysta wtedy z operacyjnego wsparcia w Chinach bez budowania własnego lokalnego zespołu. Relacja z producentem nadal pozostaje po stronie kupującego.
Największa różnica pojawia się po uruchomieniu produkcji
Znalezienie producenta rozpoczyna projekt. W wielu przypadkach najwięcej uwagi wymaga etap pomiędzy zaakceptowaną próbką a gotową produkcją seryjną.
Próbka może być poprawna, a produkcja nie.
Materiał może zostać zmieniony. Tolerancja może zacząć się przesuwać. Kolor może różnić się między partiami. Dostawca może zlecić część procesu innemu zakładowi. Opakowanie może zostać wykonane według starszej wersji pliku.
Bywa też, że fabryka po prostu interpretuje jedno z ustaleń inaczej niż kupujący.
Wtedy trzeba ustalić:
Kto zauważy problem i kto będzie go rozwiązywał?
W modelu bezpośrednim odpowiedzialność operacyjna pozostaje po stronie zespołu kupującego.
W modelu pośrednika produkcja może być nadzorowana przez firmę prowadzącą cały import. Zakres takiego nadzoru należy jednak ustalić przed rozpoczęciem projektu.
W modelu bezpośredniej relacji z fabryką i zewnętrznego wsparcia po stronie Chin kupujący może zlecić kontrolę produkcji, wizytę w zakładzie, inspekcję przed wysyłką albo rozwiązanie konkretnego problemu, nie rezygnując przy tym z bezpośredniej relacji z producentem.
Lokalne wsparcie podczas produkcji nie wymaga oddania relacji z fabryką.
Więcej o tym modelu piszemy w poradniku jak zarządzać dostawcami w Chinach bez własnego biura.
Jak różnią się koszty tych modeli?
Przy porównywaniu kosztów trzeba uwzględnić więcej niż cenę widoczną na fakturze za usługę.
W samodzielnym imporcie nie występuje opłata dla firmy sourcingowej lub pośrednika, ale firma wykorzystuje czas własnych pracowników i bierze na siebie organizację całego procesu.
Przy pośrednictwie wynagrodzeniem może być prowizja zależna od wartości zamówienia, jawna marża, opłata projektowa, koszt poszczególnych usług albo jedna cena obejmująca kilka elementów importu.
Sposób wynagradzania pośredników różni się w zależności od firmy i modelu współpracy.
W modelu zewnętrznego wsparcia po stronie Chin poszczególne etapy mogą być rozliczane jako usługa niezależna od samego zakupu towaru.
Firma powinna wiedzieć, za co dokładnie płaci i umieć oddzielić cenę producenta od kosztu zewnętrznego wsparcia.
Szersze omówienie modeli prowizyjnych, marż oraz stałych opłat znajduje się w artykule ile kosztuje sourcing w Chinach.
Który model ma sens w konkretnej sytuacji?
Jeżeli kupują Państwo standardowy produkt, import jest okazjonalny, a najważniejsze jest ograniczenie własnego zaangażowania, import z Chin przez pośrednika może być wygodnym rozwiązaniem.
Jeżeli firma od lat kupuje w Azji, posiada własny dział zakupów, zna producentów i potrafi samodzielnie kontrolować produkcję, bezpośrednia współpraca może być najbardziej efektywna.
Trzeci przypadek dotyczy firmy, która chce budować własny łańcuch dostaw i utrzymywać bezpośrednią relację z producentem, ale nie ma zespołu na miejscu w Chinach.
Wtedy sens może mieć trzeci model: bezpośrednia relacja z fabryką połączona z zewnętrznym wsparciem przy tych etapach, które wymagają dodatkowej pracy.
Zamiast zaczynać od pytania:
„Czy potrzebuję pośrednika?”
lepiej odpowiedzieć sobie na cztery bardziej konkretne:
Które informacje chcemy posiadać bezpośrednio?
Które zadania potrafimy wykonywać wewnętrznie?
Które zadania warto zlecić?
Kto powinien posiadać relację z producentem za dwa lub trzy lata?
Odpowiedzi zwykle wskazują właściwy model lepiej niż sama cena usługi.
7 pytań przed wyborem firmy wspierającej import z Chin
Przed rozpoczęciem współpracy z pośrednikiem, agentem zakupowym lub zewnętrznym zespołem wspierającym projekt należy zadać siedem prostych pytań:
Czy otrzymamy pełne dane producenta?
Czy zobaczymy oryginalne oferty fabryk?
W jaki sposób firma jest wynagradzana: stałą opłatą, prowizją, marżą czy w inny sposób?
Czy możemy komunikować się bezpośrednio z producentem?
Kto będzie kontrolował produkcję po zatwierdzeniu próbki?
Co dokładnie stanie się, jeżeli kontrola jakości wykryje problem?
Czy po zakończeniu projektu możemy nadal kupować bezpośrednio od wybranej fabryki?
Nie ma jednego prawidłowego zestawu odpowiedzi dla każdego projektu. Odpowiedzi muszą być jednak jasne przed wpłatą zaliczki i uruchomieniem produkcji.
Przed płatnością trzeba osobno sprawdzić producenta, dokumenty oraz rzeczywiste możliwości produkcyjne. Szczegółowy proces opisujemy w poradniku jak sprawdzić dostawcę z Chin przed wpłatą zaliczki.
Jeżeli projekt dopiero powstaje, trzeba również przygotować materiał, na podstawie którego kilka fabryk wyceni dokładnie ten sam produkt. Pomaga w tym dobrze przygotowana specyfikacja produktu dla fabryki.
Najczęstsze pytania o pośrednika w imporcie z Chin
Czy warto korzystać z pośrednika, skoro można kupić bezpośrednio z Chin?
To zależy od tego, za co właściwie płacimy.
Jeżeli pośrednik jedynie przekazuje zamówienie do dostawcy i dolicza swoją marżę, przy dobrze znanym produkcie bezpośredni zakup może być bardziej opłacalny.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy potrzebne są konkretne prace: sprawdzenie producentów, porównanie ofert, koordynacja próbek, nadzór nad produkcją czy kontrola jakości. Opłata dotyczy wtedy wykonania pracy, którą w przeciwnym razie musiałby wykonać własny zespół, a nie samego dostępu do chińskiej fabryki.
Trzeba więc rozdzielić dwa pytania:
Czy potrzebujemy pośrednika w transakcji?
Czy potrzebujemy kogoś, kto wykona określone zadania po stronie Chin?
To dwa różne zakresy wsparcia.
Czy pierwszy import z Chin lepiej przeprowadzić samodzielnie?
Można przeprowadzić pierwszy import samodzielnie, jeżeli firma potrafi przygotować specyfikację, zweryfikować dostawcę, uzgodnić warunki płatności, zatwierdzić próbkę, zaplanować kontrolę produkcji i zorganizować sam import.
Jeżeli problem dotyczy tylko części procesu, nie trzeba od razu zlecać jednej firmie pełnej obsługi. Można zlecić zewnętrznie tylko te etapy, których firma nie chce lub nie potrafi wykonać samodzielnie.
Czy przy małym zamówieniu pośrednik w imporcie z Chin ma sens?
Nie zawsze.
Przy niewielkiej wartości zamówienia koszt pełnej obsługi importowej może stanowić zbyt dużą część całego projektu.
Sama liczba sztuk nie przesądza o potrzebnym zakresie wsparcia.
Dziesięć prostych, standardowych produktów i dziesięć wykonywanych na zamówienie elementów technicznych to dwa zupełnie różne projekty.
Przy małej serii lepszym rozwiązaniem może być zlecenie jednego zadania, na przykład znalezienia odpowiedniego producenta, sprawdzenia próbki albo kontroli przed wysyłką, zamiast kupowania pełnej obsługi importu.
Czy korzystając ze wsparcia przy imporcie, mogę nadal współpracować bezpośrednio z fabryką?
Tak, jeżeli taki jest model współpracy.
Zewnętrzne wsparcie nie musi oznaczać, że firma wspierająca przejmuje relację z producentem. Kupujący może znać fabrykę, komunikować się z nią bezpośrednio i korzystać z pomocy zewnętrznej tylko przy wybranych etapach projektu.
Tę zasadę trzeba ustalić przed rozpoczęciem współpracy.
Bezpośrednia relacja nie oznacza, że wszystko trzeba robić samodzielnie
Firma może prowadzić zakupy bezpośrednio, korzystać z pełnej obsługi pośrednika albo zachować własną relację z producentem i zlecać wybrane zadania po stronie Chin.
Wybór zależy od tego, ile procesu firma chce prowadzić wewnętrznie i kto ma posiadać relację z producentem w dłuższej perspektywie.
W modelu Ordelvon klient otrzymuje pełne dane fabryk i oryginalne oferty producentów. Ordelvon pobiera uzgodnioną opłatę za zakres pracy, bez prowizji od dostawców i bez marży na produkcie.
Jeżeli chcą Państwo zachować bezpośrednią relację z producentem, ale potrzebują wsparcia przy wyszukaniu fabryk, porównaniu ofert, próbkach, produkcji lub kontroli jakości w Chinach, Ordelvon może przejąć wybrane etapy projektu po stronie Chin.
Klient może później pracować z wybranymi producentami bezpośrednio. Ordelvon pozostaje zaangażowany wtedy, gdy konkretny etap wymaga realizacji po stronie Chin.
