Czym jest firma sourcingowa i ile kosztuje sourcing w Chinach?

Firma sourcingowa w Chinach może pomóc znaleźć dostawcę, porównać oferty

i przeprowadzić pierwsze etapy zakupu. Jednak jej realna wartość zależy od modelu rozliczenia i przejrzystości informacji.

Dla wielu europejskich kupujących taka współpraca na pierwszy rzut oka wydaje się prosta. Mówią Państwo, jakiego produktu potrzebują, a ktoś po stronie chińskiej szuka odpowiednich fabryk, zbiera odpowiedzi i pomaga uporządkować kolejne kroki.

W praktyce różnica między użytecznym partnerem zakupowym a pośrednikiem, który kontroluje informacje, ceny i komunikację z fabryką, jest dużo większa niż wielu kupujących zakłada na początku.

Dobra firma sourcingowa nie powinna jedynie „szukać dostawców”. Powinna pomóc Państwu zrozumieć, kto rzeczywiście jest w stanie wyprodukować dany produkt, jaka jest realna cena fabryczna, jakie ryzyka wiążą się z ofertą oraz czy dany dostawca nadaje się do dalszej współpracy.

Koszt usługi sourcingowej ma znaczenie, ale jeszcze ważniejszy jest model rozliczenia. To on decyduje, czy partner zakupowy zarabia w sposób zgodny z Państwa interesem, czy też jego wynagrodzenie rośnie wtedy, gdy rośnie cena zakupu.

W tym artykule wyjaśniamy, czym zwykle zajmuje się firma sourcingowa, jak rozliczane są takie usługi oraz co kupujący powinien sprawdzić przed rozpoczęciem projektu zakupowego

w Chinach.

Czym jest firma sourcingowa?

Firma sourcingowa pomaga kupującym wyszukiwać, weryfikować i komunikować się z producentami, którzy najczęściej znajdują się w innym kraju. W przypadku Chin oznacza to zwykle identyfikację fabryk, zebranie ofert, sprawdzenie podstawowej wiarygodności dostawcy, koordynację próbek oraz wsparcie kupującego na wczesnym etapie procesu zakupowego.

W najlepszym scenariuszu taki partner działa po stronie kupującego.

Oznacza to, że pomaga porównać fabryki, zrozumieć realne koszty, uniknąć nieodpowiednich dostawców i przygotować się do kolejnego kroku: próbek, produkcji, kontroli jakości albo budowania bezpośredniej relacji z fabryką.

W najgorszym scenariuszu firma sourcingowa staje się po prostu kolejnym pośrednikiem.

Kontroluje informacje o dostawcy, ukrywa rzeczywiste ceny fabryczne i uzależnia kupującego od własnego kanału komunikacji.

Ta różnica nie zawsze jest widoczna na początku. Zwykle staje się jasna dopiero wtedy, gdy zadadzą Państwo jedno proste pytanie:

Czy otrzymam pełne dane fabryki i oryginalną ofertę?

Jeżeli odpowiedź nie jest jasna, warto zachować ostrożność.

Czym firma sourcingowa zajmuje się w praktyce?

Najbardziej podstawowym zadaniem jest znalezienie producentów odpowiadających wymaganiom produktu kupującego. W poważnym projekcie zwykle oznacza to znacznie więcej niż wysłanie ogólnego zapytania do kilku dostawców.

Najpierw trzeba zrozumieć sam produkt: materiały, wymiary, funkcje, opakowanie, oczekiwany poziom jakości, rynek docelowy, wymagania certyfikacyjne i szacowaną wielkość zamówienia.

Dopiero później ma sens szukanie odpowiednich producentów. Nie chodzi tylko o kontakt z dostawcami, do których najłatwiej dotrzeć. W przypadku zakupów z Chin ważne jest również sprawdzenie, który region pasuje do danej kategorii produktu, czy fabryka ma doświadczenie z podobnymi wyrobami oraz czy MOQ, termin realizacji i konfiguracja produkcji są rozsądne z punktu widzenia kupującego.

Po dobrze przeprowadzonym projekcie kupujący powinien otrzymać:

• nazwę fabryki i podstawowe informacje o firmie;

• osobę kontaktową i sposób komunikacji;

• ofertę produktową;

• MOQ;

• koszt próbki;

• szacowany termin realizacji;

• warunki płatności;

• założenia dotyczące opakowania;

• tam, gdzie jest to dostępne, odpowiednie zdjęcia, certyfikaty lub dokumenty handlowe;

• praktyczne uwagi dotyczące ryzyk lub brakujących informacji.

Takie informacje dają kupującemu coś więcej niż samą listę dostawców. Tworzą punkt wyjścia do realnej decyzji zakupowej.

W Ordelvon nie traktujemy sourcingu jako czarnej skrzynki ani usługi polegającej wyłącznie na przedstawieniu dostawcy. Celem jest przekazanie kupującemu wystarczającej ilości informacji, aby mógł dalej prowadzić projekt z zachowaniem kontroli.

Firma sourcingowa a firma handlowa

Firma sourcingowa i firma handlowa to nie to samo, choć wielu kupujących zauważa różnicę dopiero wtedy, gdy pojawia się problem.

Firma handlowa zwykle kupuje od fabryki, a następnie odsprzedaje produkt kupującemu. Może odpowiadać za komunikację, opakowanie i eksport, ale kupujący często nie wie, która fabryka faktycznie produkuje towar. Firma handlowa jest więc częścią łańcucha dostaw.

Firma sourcingowa powinna działać inaczej. Jej rolą jest pomoc w znalezieniu i porównaniu fabryk, a następnie przekazanie kupującemu jasnych informacji i umożliwienie kontaktu z dostawcą. Kupujący powinien widzieć, kim jest producent i jaką ofertę przedstawiła fabryka.

Nie oznacza to, że firma handlowa zawsze jest złym rozwiązaniem. W niektórych kategoriach, zwłaszcza przy małych zamówieniach albo bardziej rozproszonym łańcuchu dostaw, może być praktyczna.

Jeżeli jednak celem są długoterminowe zakupy, rozwój produktu, dywersyfikacja dostawców albo przejrzystość kosztów, dostęp do informacji o fabryce staje się bardzo ważny. Bez tych informacji budują Państwo swój chiński łańcuch dostaw na podstawie danych, których nie można w pełni zweryfikować.

Jak firmy sourcingowe rozliczają swoje usługi?

W branży sourcingowej funkcjonuje kilka popularnych modeli rozliczeń.

Część firm pobiera prowizję w wysokości od 3% do 15% wartości zamówienia. Niektóre firmy stosują stałą opłatę projektową. Inne pracują w modelu miesięcznym albo godzinowym. Są też agenci, którzy deklarują „darmowy sourcing”, ale w praktyce zwykle otrzymują wynagrodzenie poprzez narzut na cenie fabrycznej albo prowizję od dostawcy.

Model rozliczenia nie jest tylko szczegółem księgowym. Wpływa na mechanizm motywacji.

Partner zakupowy rozliczający się procentowo od wartości zamówienia nadal może pracować uczciwie. Wielu rzeczywiście tak pracuje. Taka struktura tworzy jednak potencjalny konflikt interesów: gdy koszt Państwa produktu rośnie, rośnie również jego prowizja.

Model stałej opłaty działa inaczej. Firma sourcingowa pobiera wynagrodzenie za pracę nad projektem, a nie zarabia na zwiększaniu wartości zamówienia. Cena fabryczna i opłata za usługę są oddzielone. Dla kupującego cały proces jest bardziej przejrzysty i łatwiejszy do zweryfikowania.

Prowizja w sourcingu

Prowizja jest jednym z najczęściej spotykanych modeli. Agent sourcingowy pobiera określony procent od wartości zamówienia, zwykle od kilku procent do ponad dziesięciu procent, w zależności od produktu, wielkości zamówienia i zakresu usługi.

Model prowizyjny jest prosty. Jeżeli zamówienie jest małe, koszt jest niższy. Jeżeli zamówienie rośnie, agent zarabia więcej.

Kluczowy problem dotyczy jednak przejrzystości.

W wielu przypadkach kupujący nie widzi oryginalnej oferty fabryki. Agent otrzymuje cenę od producenta, dodaje prowizję albo narzut, a następnie przekazuje kupującemu końcową cenę jednostkową. Taki koszt nie zawsze jest widoczny jako osobna pozycja.

Tworzy to kilka ryzyk.

Kupujący może sądzić, że otrzymuje cenę fabryczną, podczas gdy w rzeczywistości widzi cenę zawierającą już zysk pośrednika. Może też porównywać kilka ofert, nie wiedząc, czy w każdej z nich znajduje się inny ukryty narzut.

Jeszcze większy problem dotyczy wyboru dostawców. Jeżeli agent jest wynagradzany przez fabrykę albo otrzymuje od niej prowizję lub rabat zwrotny, kupujący może nie widzieć najbardziej odpowiednich dostawców na rynku. Może widzieć głównie te fabryki, z którymi agent ma ustalenia prowizyjne albo stałą współpracę handlową.

To nie jest prawdziwa walidacja rynku. To nie jest lista najlepszych dostępnych fabryk, tylko lista ułożona według cudzych interesów.

Sourcing za stałą opłatę

W modelu stałej opłaty kupujący płaci określoną kwotę za jasno zdefiniowany zakres pracy. Opłata nie rośnie dlatego, że oferta fabryki jest wyższa, ani dlatego, że kupujący składa większe zamówienie.

Dla kupującego taki model jest zwykle łatwiejszy do zrozumienia.

Wiedzą Państwo, ile pobiera fabryka. Wiedzą Państwo, ile pobiera firma sourcingowa. Mogą Państwo porównać dostawców bez zgadywania, ile ukrytego zysku znajduje się w cenie jednostkowej.

Właśnie na takim modelu opiera się Pakiet zakupowy w Chinach oferowany przez Ordelvon.

Naszą rolą jest pomoc kupującemu w identyfikacji i weryfikacji odpowiednich fabryk, zebraniu oryginalnych ofert fabrycznych, porównaniu rzeczywistych warunków oraz przekazaniu informacji o dostawcach w sposób, który kupujący może realnie wykorzystać. Kontakt i relacja z fabryką pozostają w rękach kupującego.

Kupujący nie płaci Ordelvon poprzez zawyżoną cenę fabryczną. Dostawcy również nie płacą nam za dostęp do kupującego. To rozdzielenie jest ważne, ponieważ sprawia, że projekt jest bardziej przejrzysty.

Co powinno być zawarte w opłacie za sourcing?

Opłata za sourcing nie powinna być niejasna. Przed zapłatą jakiejkolwiek kwoty kupujący powinien wiedzieć, co jest w niej zawarte, a co nie.

W przypadku projektu sourcingowego opłata może obejmować wyszukiwanie dostawców, selekcję fabryk, zebranie ofert, podstawowe porównanie, koordynację próbek oraz pisemny raport zakupowy.

Niektóre ważne usługi mogą być jednak rozliczane osobno.

Kontrola jakości, badania laboratoryjne, certyfikacja, złożony rozwój produktu, nadzór nad produkcją, koordynacja logistyki i wizyta w fabryce zwykle wymagają dodatkowej pracy albo generują koszty zewnętrzne. Takie elementy powinny być jasno wyjaśnione przed rozpoczęciem projektu.

Tania oferta sourcingowa, która wyklucza istotne elementy, może ostatecznie okazać się droższa. Oferta, która daje kupującemu realne dane fabryczne, bezpośredni kontakt, jasne komentarze dotyczące ryzyka i ścieżkę dalszego działania, może mieć większą wartość.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć tylko: „Ile to kosztuje?”.

Lepsze pytanie brzmi:

Co otrzymam po zakończeniu projektu i czy będę w stanie wykorzystać te informacje bez dalszego uzależnienia od firmy sourcingowej?

Dlaczego „darmowy sourcing” zwykle nie jest darmowy

Niektórzy agenci oferują darmowe dopasowanie dostawców albo twierdzą, że kupujący nie musi płacić za sourcing.

Brzmi to atrakcyjnie, zwłaszcza dla firm, które importują po raz pierwszy. Sourcing wymaga jednak czasu. Ktoś zawsze płaci za tę pracę.

Jeżeli kupujący nie płaci bezpośrednio, koszt zwykle jest ukryty gdzie indziej. Może być doliczony do ceny fabrycznej. Może pochodzić z prowizji od dostawcy. Może być też zawarty w marży handlowej.

To ryzykowne, ponieważ kupujący nie widzi rzeczywistej struktury kosztów.

Ukryty narzut na poziomie 10%, 15% albo 20% może w cenie jednostkowej wyglądać niewinnie, ale gdy wartość zamówienia rośnie, może okazać się znacznie wyższy niż przejrzysta opłata projektowa. Utrudnia też ponowne zamówienia, ponieważ kupujący nie zna realnej ceny fabrycznej, a czasem nawet nie wie, która fabryka rzeczywiście produkuje towar.

Przy małym zamówieniu testowym może się to wydawać akceptowalne. Dla poważnej linii produktowej jest to jednak słaba podstawa.

O co zapytać przed wyborem firmy sourcingowej?

Przed rozpoczęciem współpracy z firmą sourcingową warto zadawać bezpośrednie pytania. Odpowiedzi powiedzą Państwu bardzo dużo.

Czy ujawnią Państwo pełną nazwę fabryki i dane kontaktowe?

Czy otrzymam oryginalną ofertę fabryczną?

Czy Państwa opłata jest stała, czy zależy od wartości mojego zamówienia?

Czy pobierają Państwo od dostawców jakiekolwiek prowizje, opłaty za polecenie albo inne płatności?

Czy mogę komunikować się bezpośrednio z fabryką?

Co dokładnie obejmuje Państwa opłata?

Co dzieje się po przekazaniu raportu sourcingowego?

Czy wspierają Państwo również próbki, produkcję, kontrolę jakości albo wizyty w fabryce?

Przejrzysta firma sourcingowa powinna być w stanie spokojnie odpowiedzieć na te pytania.

Jeżeli odpowiedzi stają się niejasne, defensywne albo nadmiernie skomplikowane, zwykle jest to sygnał ostrzegawczy.

Kiedy firma sourcingowa ma sens?

Firma sourcingowa ma sens wtedy, gdy kupujący potrzebuje czegoś więcej niż przypadkowej listy dostawców.

Jest przydatna, gdy wchodzą Państwo w nową kategorię produktu, sprawdzają, czy produkcja w Chinach jest realistyczna, porównują kilka fabryk, próbują zmniejszyć zależność od jednego dostawcy albo przygotowują się do przejścia od pomysłu do próbki i produkcji.

Jest przydatna również wtedy, gdy wewnętrznie nie mają Państwo wystarczających zasobów, aby komunikować się z chińskimi dostawcami, weryfikować informacje, porównywać oferty albo zarządzać wczesnymi szczegółami projektu zakupowego.

Usługa sourcingowa nie jest jednak magią. Nie zamieni niejasnego pomysłu w idealną ofertę bez odpowiednich informacji. Im bardziej konkretne są Państwa założenia dotyczące materiałów, wymiarów, funkcji, poziomu jakości, opakowania i ceny docelowej, tym lepszy będzie wynik.

Dobry sourcing zaczyna się od jasnego opisu produktu.

Jak Ordelvon podchodzi do sourcingu

w Chinach?

Ordelvon działa w oparciu o prostą zasadę: kupujący powinien zachować kontrolę.

Stoimy po stronie kupującego, a nie po stronie dostawcy. Nie ukrywamy danych fabryki. Nie dodajemy nieujawnionej marży do ofert fabrycznych. Nie budujemy projektu wokół prowizji od dostawców.

W ramach Pakietu zakupowego w Chinach pomagamy kupującym identyfikować odpowiednie fabryki, zbierać oryginalne oferty, porównywać warunki i przygotować praktyczny raport zakupowy. Kupujący otrzymuje informacje o fabrykach, bezpośrednie dane kontaktowe oraz bardziej konkretną ocenę wykonalności projektu.

Od tego momentu kupujący może zdecydować, jak chce działać dalej.

Niektórzy kupujący chcą skontaktować się z fabryką bezpośrednio. Inni potrzebują pomocy przy próbkach. Są też kupujący, którzy chcą, aby Ordelvon nadal uczestniczył w produkcji, kontroli jakości albo koordynacji po stronie Chin.

Najważniejsze jest to, że kontakt z fabryką nie zostaje ukryty za pośrednikiem.

Na tym polega różnica między sourcingiem jako usługą a sourcingiem jako czarną skrzynką.

Podsumowanie

Firma sourcingowa powinna oszczędzać czas kupującego, zmniejszać niepewność i poprawiać decyzje dotyczące dostawców. Nie powinna tworzyć kolejnej warstwy zależności.

Przed wyborem partnera sourcingowego nie warto patrzeć wyłącznie na widoczny koszt usługi. Trzeba sprawdzić, jak firma rozlicza swoją pracę, czy cena fabryczna jest widoczna, czy dane dostawcy są ujawniane oraz czy po pierwszym projekcie mogą Państwo samodzielnie kontynuować tę relację.

Lepszą opcją jest ta, która pozwala zobaczyć prawdziwą fabrykę, prawdziwą ofertę i prawdziwe ryzyka, zanim zaangażują Państwo większy budżet.